"Schreib mir das bitte mal runter" – Warum Erfahrungswissen sich nicht in Word-Dokumente pressen lässt
"Schreib mir das bitte mal runter" – Warum Erfahrungswissen sich nicht in Word-Dokumente pressen lässt
Seit 30 Jahren bedient Klaus die Extrusionsanlage. Er hört am Geräusch, ob die Temperatur stimmt. Er weiß, welche Schraube man eine Vierteldrehung weiter anziehen muss, damit die Folie nicht reißt. Und nächstes Jahr geht er in Rente. Sein Chef sagt: "Klaus, schreib mir das bitte mal runter." Klaus nickt. Und beide wissen: Das wird nicht funktionieren.
Das Ritual, das nie funktioniert
Es passiert in Tausenden deutschen Produktionsbetrieben: Ein erfahrener Mitarbeiter kündigt den Ruhestand an. Der Vorgesetzte wird nervös. Und dann fällt dieser eine Satz:
"Kannst du dein Wissen bitte mal aufschreiben? Für die Übergabe."
Was folgt, ist fast immer dasselbe: Klaus setzt sich an den Rechner. Öffnet Word. Starrt auf die leere Seite. Tippt drei Sätze. Löscht zwei davon. Und nach einer Stunde steht da: "Anlage einschalten. Temperatur auf 180°C einstellen. Warten bis Folie läuft."
Das Problem ist nicht, dass Klaus faul oder unwillig ist. Das Problem ist, dass Erfahrungswissen sich fundamental von dem unterscheidet, was man aufschreiben kann.
Explizites vs. implizites Wissen: Warum die Unterscheidung alles verändert
In der Wissensmanagement-Forschung gibt es eine Unterscheidung, die für die Produktion entscheidend ist:
Explizites Wissen | Implizites Wissen (Erfahrungswissen) |
|---|---|
Lässt sich in Worte fassen | Steckt in Handgriffen, Sinneseindrücken, Intuition |
"Temperatur auf 180°C einstellen" | "Wenn es leicht süßlich riecht, sind es 5 Grad zu viel" |
Steht im Handbuch | Steht in keinem Handbuch |
Leicht übertragbar | Nur durch Zeigen und Nachmachen übertragbar |
~20 % des Prozesswissens | ~80 % des Prozesswissens |
Das Erfahrungswissen – die 80 % – ist genau das, was Klaus nicht aufschreiben kann. Nicht weil er es nicht weiß. Sondern weil dieses Wissen in seinen Händen sitzt, in seinen Ohren, in 30 Jahren Muskelgedächtnis. Es zeigt sich im Tun, nicht im Schreiben.
Warum Word-Dokumente und PowerPoints scheitern
Trotzdem versuchen Unternehmen seit Jahrzehnten, Erfahrungswissen in Dokumente zu pressen. Die Ergebnisse sind vorhersehbar:
1. Zu abstrakt
Was ein Experte in 30 Sekunden am Bildschirm zeigen kann, braucht in einem Dokument zwei Seiten Text – und ist danach trotzdem unklar. "Ventil vorsichtig öffnen" – wie vorsichtig? Wie weit? In welcher Geschwindigkeit?
2. Veraltet bei Erstellung
Bis ein Word-Dokument geschrieben, geprüft, freigegeben und verteilt ist, hat sich der Prozess oft schon geändert. Das Ergebnis: ein Ordner voller PDFs, die niemand liest, weil niemand weiß, welche Version die aktuelle ist.
3. Nicht mehrsprachig
In einem Betrieb mit 15 Nationalitäten müsste jedes Dokument in 10+ Sprachen übersetzt werden. Manuell. Bei jeder Änderung. In der Praxis passiert das nie.
4. Kein Nachweis
Ein Word-Dokument im Sharepoint beweist nicht, dass jemand es gelesen hat, verstanden hat oder danach handeln kann. Im Audit ist das wertlos.
📊Studienergebnis: Laut dem remberg Instandhaltungsreport 2025 nutzen immer noch 43 % der Fertigungsbetriebe Excel und 28 % Papier als primäres Medium für Arbeitsanweisungen und Prozessdokumentation.¹ Die Konsequenz: Wissen, das nicht in den Köpfen einzelner Menschen steckt, ist faktisch nicht existent.
Die Rentenwelle: Warum das Problem gerade explodiert
Das Thema Erfahrungswissen ist nicht neu. Aber die Dringlichkeit ist es.
Laut VDMA geht im deutschen Maschinenbau in den nächsten zehn Jahren mehr als jeder vierte Beschäftigte in Rente.² Nicht über Jahrzehnte verteilt – geballt in einem kurzen Zeitfenster.
Das bedeutet konkret: In einem Betrieb mit 200 Mitarbeitenden verlassen in den nächsten Jahren rund 50 Fachkräfte das Unternehmen – mitsamt ihres gesamten undokumentierten Erfahrungswissens. Jede einzelne dieser Personen hat Prozesse im Kopf, die kein ERP-System kennt, die in keinem Handbuch stehen und die kein Nachfolger von allein herausfinden wird.
Und der Arbeitsmarkt gibt keine gleichwertigen Ersatzkräfte her. Neue Mitarbeitende bringen Motivation mit, aber selten 20 Jahre Prozesserfahrung.
Was Unternehmen stattdessen tun: Die fünf typischen Reaktionsmuster
In Gesprächen mit Produktionsleitern und Werksleitern begegnen uns immer dieselben Muster – keines davon löst das Problem:
Reaktionsmuster | Warum es nicht funktioniert |
|---|---|
"Schreib es bitte auf" | Erfahrungswissen lässt sich nicht verschriftlichen |
"Lass den Neuen mal mitlaufen" | Dauert Monate, skaliert nicht, Qualität schwankt |
"Wir machen eine PowerPoint-Schulung" | Wird nach zwei Tagen vergessen, kein Praxisbezug |
"Das regelt sich schon" | Regelt sich nicht – Fehlerquoten steigen schleichend |
"Wir stellen einfach mehr Leute ein" | Der Arbeitsmarkt gibt keine erfahrenen Fachkräfte her |
Das eigentliche Problem hinter all diesen Mustern ist dasselbe: Unternehmen versuchen, implizites Wissen mit expliziten Mitteln festzuhalten. Das ist, als würde man versuchen, Fahrradfahren in einem Lehrbuch zu erklären. Man kann es beschreiben – aber gelernt wird es nur durch Sehen und Nachmachen.
Der Schlüssel: Zeigen statt Schreiben
Wenn sich Erfahrungswissen nicht aufschreiben lässt, dann muss man es eben aufnehmen. Per Video. So wie es passiert. An der Maschine, in der Halle, am Arbeitsplatz.
Der Ansatz klingt simpel – und ist es auch:
Klaus zeigt, was er weiß. Statt vor einem leeren Word-Dokument zu sitzen, stellt sich Klaus vor die Maschine und zeigt dem Kollegen mit dem Smartphone, wie er die Anlage fährt. So wie er es seit 30 Jahren macht – mit allen Handgriffen, Geräuschen und kleinen Tricks.
KI macht den Rest. Die Aufnahme wird automatisch geschnitten, in Kapitel unterteilt und mit Untertiteln versehen. Kein Filmteam, keine Postproduktion. Aus einem 20-Minuten-Rohvideo wird eine strukturierte Arbeitsanweisung.
Automatische Übersetzung. Per KI-Dubbing wird Klaus' Erklärung in über 30 Sprachen übersetzt – so dass auch der neue Kollege aus Rumänien oder der Zeitarbeiter aus der Ukraine den Prozess versteht.
Schulungen und Nachweise. Aus dem Video entstehen Trainings mit Quizfragen, die dokumentieren, wer wann was gelernt hat – nachweisbar für jedes Audit.
Das Ergebnis: Klaus sitzt nicht mehr vor Word. Er macht das, was er am besten kann – zeigen, wie es geht. Und sein Wissen bleibt im Unternehmen. Auch wenn er längst auf Mallorca ist.
Warum "einfach mal filmen" nicht reicht
Natürlich könnte man auch einfach das Smartphone zücken und ein Video drehen. Viele Betriebe haben das versucht. Aber lose Handyvideos im WhatsApp-Gruppenchat oder auf dem Sharepoint sind keine Lösung:
Kein System: Wer findet welches Video wo? Nach drei Monaten weiß niemand mehr, wo die Aufnahme liegt.
Keine Qualitätskontrolle: Wer prüft, ob das Video den aktuellen Prozess zeigt? Oder die Version von vor zwei Jahren?
Kein Nachweis: Ein Video auf dem Handy ist kein Schulungsnachweis. Im Audit ist es wertlos.
Keine Mehrsprachigkeit: Ein Video auf Deutsch hilft der Hälfte der Belegschaft nicht.
Was es braucht, ist nicht irgendein Video. Es braucht ein System, das Videowissen strukturiert, versioniert, übersetzt und als auditierbaren Schulungsnachweis bereitstellt.
Von Kopfwissen zu Unternehmenswissen
Die Frage ist nicht, ob Erfahrungswissen wichtig ist. Das bestreitet niemand. Die Frage ist, ob Unternehmen es schaffen, dieses Wissen rechtzeitig aus den Köpfen einzelner Menschen in ein System zu überführen, das für alle zugänglich ist.
Der Zeitdruck ist real:
Mehr als jeder vierte Beschäftigte im Maschinenbau erreicht bald das Renteneintrittsalter.²
Neue Mitarbeitende brauchen Prozesswissen, das nirgends dokumentiert ist.
Audits verlangen Nachweise, die es nicht gibt.
Sprachbarrieren verhindern, dass vorhandene Dokumentation ankommt.
"Schreib mir das bitte mal runter" ist keine Strategie. Es ist eine Verlegenheitslösung, die seit 30 Jahren nicht funktioniert. Die Alternative existiert – und sie beginnt mit einer simplen Erkenntnis:
Erfahrungswissen muss man nicht schreiben. Man muss es zeigen. Und dann festhalten – bevor es in Rente geht.
Quellen
¹ remberg, Instandhaltungsreport 2025: Fertigung & Produktion, 2025. remberg.com/de/instandhaltungsreport-2025
² VDMA, Beschäftigtenabbau setzt sich fort – Reformdruck wächst, August 2025. vdma.eu
Kraka ist die Plattform, die Prozesswissen in der Fertigung sichtbar, zugänglich und skalierbar macht. Von der Videoaufnahme über KI-Übersetzung bis zur auditierbaren Schulung – alles in einer Lösung. Mehr erfahren auf gokraka.com.
